GoBS آمن من الناحية القانونية تخزين البريد الإلكتروني إلزامي

0
1304
سحابة

تخزين آمن للبريد الإلكتروني من الناحية القانونية وفقًا لـ GoBD

على 1. يناير 2017 ، "مبادئ الإدارة السليمة والاحتفاظ بالكتب والسجلات والسجلات في النموذج الإلكتروني والوصول إلى البيانات" (GoBD) ستدخل أخيرًا حيز التنفيذ. يتضمن هذا أيضًا اللوائح الخاصة بالتخزين المتوافق قانونيًا لرسائل البريد الإلكتروني ومرفقات البريد الإلكتروني ، والتي لم تعد هناك أي استثناءات من تاريخ المفتاح. يحل GoBD محل جميع الأحكام الأخرى لوزارة المالية الفيدرالية (BMF) ، والتي كانت في السابق لتخزين السجلات التجارية. هذه هي بالتفصيل "مبادئ الوصول إلى البيانات وإمكانية التحقق من المستندات الرقمية" (GDPdU) وكذلك "مبادئ النظم المحاسبية المناسبة بمساعدة الكمبيوتر" (GoBS).

مع إطلاق GoBD على 14. في نوفمبر 2014 ، أخذ BMF بعين الاعتبار حقيقة أن تبادل البيانات الإلكترونية ، ومسك الدفاتر الورقية والمستندات المخزنة رقميًا لجميع معاملات الأعمال ذات الصلة أمر شائع في بيئة الأعمال الحالية للشركات من جميع الأحجام وسيستمر نطاقها في النمو في المستقبل. تعتبر رسائل البريد الإلكتروني حالة خاصة في هذا السياق ، وهناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها من أجل الامتثال لمتطلبات GoBD.

مبادئ تخزين البريد الإلكتروني وحفظه

لا تحتاج إلى أرشفة عيد ميلاد أو عيد ميلاد خالص تحية لشريك تجاري واحد أو أكثر. ومع ذلك ، بمجرد أن يتلقى البريد الإلكتروني وظيفة خطاب عمل أو إيصال ، يجب تخزينه بنفس طريقة تخزين المستندات الأخرى وفقًا لفترات الاستبقاء المعتادة. وينطبق الشيء نفسه على جميع المرفقات ذات الصلة الضريبية ، مثل الفواتير والعروض ، وما إلى ذلك. إذا تم استخدام نص البريد الإلكتروني فقط كرسالة غلاف يتم إرسال فاتورة أو عرض أو مذكرة تسليم بها ، يمكن حذفها. يمكن مقارنة ذلك بأظرف بريدية يتم طرحها في سلة المهملات بعد إزالة المحتوى. في هذه الحالة ، يتم أرشفة المرفق فقط ، ولكن يجب تسجيل جميع المعلومات الإلزامية لتقييم ضريبة المبيعات عليه.

توافر ثابت وتقييم الجهاز المطلوبة

يجب أن تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاضعة لالتزام الإيداع ، مثلها مثل جميع المستندات والوثائق الأخرى التي يتم إنشاؤها إلكترونيًا ، بما في ذلك المرفقات ، متاحة للمراجعة في جميع الأوقات ، محمية بالكامل من التلاعب من قبل أطراف ثالثة. يجب عليك أيضًا التأكد من أنه يمكن تقييم رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة بواسطة الجهاز. لا يكفي ، وفقًا للوائح حكومة دبي الماليزية ، مجرد طباعة الوثائق والاحتفاظ بها في نسخة ورقية. إذا كنت تستخدم طريقة تشفير لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فأنت ملزم أيضًا بتوفير وصول غير مشفر لأي تدقيق ضريبي. هذا يضمن إمكانية فحص المستندات من خلال البحث عن النص الكامل وتقييمها بواسطة الجهاز.

المواعيد النهائية لتخزين البريد الإلكتروني

تتراوح مدة الاستبقاء من ست إلى عشر سنوات ، اعتمادًا على الصلة الضريبية ونوع البريد الإلكتروني. تبدأ الفترة دائمًا بانتهاء السنة التقويمية التي تم فيها إنشاء البريد الإلكتروني. هذا يعني أن لديك خطابًا من 2. يتعين على الأرشيف ما يقرب من سبعة أو أحد عشر عامًا ، لأن الفترة تبدأ في 1 التالي. يناير. بالنسبة إلى جميع الشركات والتجار ، تمثل هذه اللوائح GoBD على أنها جهد لا يمكن الاستهانة به ، لأن جميع الفواتير والخطابات التجارية والعروض ومذكرات التسليم ، وما إلى ذلك يجب أن يتم حفظها وفقًا لـ GoBD وإتاحتها عند الطلب في أي وقت. لهذا الغرض ، يجب توفير موارد كافية.

التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة

تسمح بعض الشركات لموظفيها باستخدام خادم البريد الخاص بالشركة أو مزود البريد الإلكتروني الخاص. في هذا السياق ، فإن السؤال الذي يطرح نفسه هو كيفية التعامل مع الرسائل الخاصة المتعلقة بالتخزين. يمكن للموظفين الموافقة على فقرة مماثلة في عقد العمل أو اتفاق داخلي بأن يتم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. ومع ذلك ، قد تكون هناك مشكلات تتعلق بالخصوصية هنا نظرًا لأن خصوصية المرسلين والمستلمين الخارجيين تتأثر أيضًا. لذلك ، يوصى بضمان الفصل الصارم بين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أو حظر المراسلات الخاصة على خوادمك بشكل عام.

حل البرمجيات أو العمل اليدوي؟

قد لا يزال بإمكان المستقل أو شركة صغيرة جدًا التعامل مع مهام تخزين البريد الإلكتروني "باليد". ومع ذلك ، من حجم معين من تكاليف الأعمال والجهد لم تعد في علاقة معقولة لصالح. في هذه الحالة ، لا يوجد سوى حل برمجي جيد وآمن يلبي معايير اليقين القانوني ويسمح بتقييم الماكينة والبحث في النص الكامل. يجب أن يفي مثل هذا البرنامج بالمهام الخمس التالية على الأقل. يجب تسجيل جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة وحفظها بالكامل. هذا مفيد قبل إعادة التوجيه إلى المرسل إليهم. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون الأرشفة صحيحة بالنسبة للأصل وبدون فقد المعلومات. ثالثا ، ينبغي ضمان الحماية الآمنة من التلاعب. يجب منع وصول المستخدمين الأساسيين الذين ليس لديهم امتيازات المسؤول طوال فترة الاستبقاء لمنع عمليات الحذف المبكرة. وأخيراً وليس آخراً ، يجب أن يوفر برنامج الأرشفة وصولاً مستمراً وكاملاً في حالة التدقيق الضريبي.

إذا قمت بمعالجة جميع المشكلات ومعالجتها بشكل صحيح ، فلن تواجه أي مشاكل مع مكتب الضرائب فيما يتعلق بتخزين البريد الإلكتروني.

Anzeige:
تأمين رسائل البريد الإلكتروني ملزمة قانونا في data.Cloud مع نسخ احتياطية إضافية. يمكن البحث في أي وقت باستخدام الويب أو windows أو عميل outlook. سهل جدا وبأسعار معقولة. تأمين كل علبة البريد - مزود مستقلة. يمكن الاطلاع على مزيد من المعلومات في الصفحة التالية: Data.Cloud وصف العرض

اترك إجابة

الرجاء إدخال تعليقك!
الرجاء إدخال اسمك هنا